1、 需求分析
近年來，我國檔案事業(yè)取得了長足的發(fā)展，檔案事業(yè)的規(guī)模擴(kuò)大了，數(shù)量也逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，信息量迅速膨脹。但傳統(tǒng)檔案管理手段與技術(shù)所導(dǎo)致的問題日益突顯：
（一）傳統(tǒng)手工檔案編目流程繁瑣低效、整理時(shí)間冗長
（二）檔案存放次序較易被打亂，查找困難
（三）檔案種類龐雜，查閱耗時(shí)長
（四）檔案的盤點(diǎn)操作不科學(xué)，大多停留在檔案盒的盤點(diǎn)上
（五）對(duì)失效檔案的管理滯后，形成大量冗余檔案，增加管理負(fù)荷和成本。
鑒于這種現(xiàn)狀，檔案管理的技術(shù)升級(jí)與改造迫在眉睫。作為新一代物料跟蹤與信息識(shí)別的RFID（無線射頻識(shí)別技術(shù)）技術(shù)的快速發(fā)展給檔案管理的自動(dòng)化、智能化帶來了可能性，具有其他方式的性。
2、 將RFID技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的優(yōu)點(diǎn)
1、非接觸式數(shù)據(jù)采集
2、快速掃描，一次性數(shù)據(jù)處理量大
3、標(biāo)簽信息容量大，使用壽命長
4、數(shù)據(jù)存取密碼保護(hù),安全性高
5、抗污染性能強(qiáng)和耐久性
6、體積小型化、形狀多樣化
7、可重復(fù)使用,方便信息的更新
8、穿透性和無屏障閱讀
9、標(biāo)簽具有EAS防盜功能
3、RFID檔案智能化庫房管理系統(tǒng)簡介
檔案管理部門在檔案管理過程中可以在三個(gè)方面來使用RFID技術(shù)。
1、實(shí)體檔案的統(tǒng)計(jì)
在檔案案卷中安裝錄入案卷所屬的全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷題名、該案卷中文件份數(shù)及存放地等信息的RFID標(biāo)簽，并通過無線網(wǎng)絡(luò)把這些信息傳送到服務(wù)器上，由專門管理軟件進(jìn)行處理后形成數(shù)據(jù)庫。工作人員在統(tǒng)計(jì)檔案館藏時(shí)可以使用智能檔案架自動(dòng)館藏盤點(diǎn)系統(tǒng)，無需核對(duì)每一個(gè)案卷。
2、實(shí)體檔案的管理
通過在檔案庫房門口安裝智能安全檢測(cè)門，實(shí)時(shí)的收集標(biāo)簽信息，可對(duì)未經(jīng)出庫的檔案進(jìn)行報(bào)警，對(duì)經(jīng)過的檔案出庫進(jìn)行記錄和統(tǒng)計(jì)。
3、與數(shù)字檔案館項(xiàng)目的對(duì)應(yīng)
標(biāo)簽信息可以和檔案管理軟件通過接口程序連接，通過檔案管理軟件檢索到需要調(diào)卷的檔案，庫房人員通過終端直接、準(zhǔn)確的調(diào)檔。配合智能檔案架，實(shí)現(xiàn)檔案架自動(dòng)打開。通過讀取標(biāo)簽信息的門禁系統(tǒng)保證檔案不會(huì)被帶出檔案借閱室。
4、 系統(tǒng)基本組成
基于RFID智能化庫房管理系統(tǒng)由以下15個(gè)子系統(tǒng)組成：
基于RFID智能化庫房管理系統(tǒng)采用模塊化設(shè)計(jì)，在RFID智能管理全過程中檔案實(shí)體和檔案信息的每個(gè)流程管理，整個(gè)系統(tǒng)在一個(gè)平臺(tái)上展示和擴(kuò)展，用戶可根據(jù)本單位實(shí)際功能需求，在系統(tǒng)中選擇需要的功能模塊。
5、 系統(tǒng)硬件構(gòu)成示意圖
整個(gè)系統(tǒng)是由15個(gè)子系統(tǒng)構(gòu)成，要求各個(gè)子系統(tǒng)具有良好的協(xié)調(diào)性及聯(lián)動(dòng)性，能做到檔案大批量出入庫自動(dòng)識(shí)別，非法出庫系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)報(bào)警，檔案智能盤點(diǎn)等功能。
系統(tǒng)各個(gè)區(qū)域硬件結(jié)構(gòu)示意圖
1、檔案查詢利用大廳、庫房
5、 智能化庫房管理系統(tǒng)架構(gòu)模塊
本系統(tǒng)架構(gòu)模塊主要分為庫房三維地圖、檔案管理、檔案借閱、庫房管理和系統(tǒng)管理五個(gè)部分。系統(tǒng)架構(gòu)模塊如下圖所示。
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