在數(shù)字化檔案的管理中，檔案信息的安全無疑是非常重要的。傳統(tǒng)檔案的保管工作著重強(qiáng)調(diào)的是如何使檔案載體延長壽命，因?yàn)檩d體與所記錄的信息是“從一而終”，不可分離的，有了載體就有了可用的信息。對(duì)于電子檔案管理來說，載體的保管和信息的保護(hù)同樣重要。電子檔案的安全不僅僅是技術(shù)的問題，電子檔案的安全至少包含三類措施：技術(shù)方面的安全措施、管理方面的安全措施和相應(yīng)的政策法規(guī)。電子檔案的安全首先取決于電子環(huán)境的安全，主要從網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)器、應(yīng)用系統(tǒng)和病毒等方面實(shí)施安全部署。在實(shí)際應(yīng)用過程中，保障電子檔案安全的內(nèi)容主要包括四個(gè)方面：

(1)實(shí)體安全，是指保護(hù)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)設(shè)備以及其他媒體免遭地震、水災(zāi)、火災(zāi)、有害氣體和其他環(huán)境事故(如電磁污染等)的破壞。一般情況下，電子檔案是以脫機(jī)方式存儲(chǔ)在磁、光介質(zhì)上，所以要建立一個(gè)適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境，諸如溫濕度的控制，存放載體的柜、架及庫房應(yīng)達(dá)到的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求，載體應(yīng)直立排放，并滿足避光、防塵、防變形的要求，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場和有害氣體等。

(2)運(yùn)行安全，指為保障系統(tǒng)功能的安全實(shí)現(xiàn)提供一套安全措施(如風(fēng)險(xiǎn)分析、審計(jì)跟蹤、備份與恢復(fù)、應(yīng)急措施)，建立系統(tǒng)的安全防范體系，以保障檔案信息被處理、存儲(chǔ)和訪問過程中的安全。

(3)信息安全。指防止信息資源被故意或偶然的非泄露、更改、破壞或使信息被非法系統(tǒng)辨識(shí)、控制和否認(rèn)，以確保信息的完整性、保密性、可用性和可控性。

(4)管理安全。指采取有關(guān)的法律法令和規(guī)章制度以及安全管理手段，加強(qiáng)管理人員的安全意識(shí)和操作規(guī)范，確保網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)據(jù)的安全。另外，要對(duì)電子檔案載體進(jìn)行有效的檢測與維護(hù)。電子檔案載體，特別是磁性載體，極易受到保存環(huán)境的影響。因此，對(duì)所保存的數(shù)字化載體，必須進(jìn)行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可讀性。對(duì)于電子檔案的檢測與維護(hù)，必須進(jìn)行嚴(yán)格管理，因?yàn)槿魏我淮握`操作都可能使保存的電子檔案遭到人為損害，甚至造成難以彌補(bǔ)的損失。必須建立相應(yīng)的維護(hù)管理檔案，對(duì)電子檔案的檢測、維護(hù)、拷貝和遷移等操作過程進(jìn)行記錄，避免發(fā)生人為的誤操作或不必要的重復(fù)勞動(dòng)。

數(shù)字化檔案的有效保存與維護(hù)是一項(xiàng)極其重要而復(fù)雜的工作。因而，在數(shù)字化檔案的保存與維護(hù)過程中，應(yīng)充分考慮環(huán)境、設(shè)備、技術(shù)、人員及數(shù)字化檔案的特點(diǎn)等綜合條件，制定技術(shù)方案和工作模式，并采取有效措施，以確保數(shù)字化檔案的安全可靠，使數(shù)字化檔案能夠地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，使其在社會(huì)生活中發(fā)揮更大的作用。