ERP與采購管理
ERP是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要手段,它是由美國GartnerGroup公司提出的一套管理思想,以企業(yè)供應(yīng)鏈管理為核心,從企業(yè)全局角度進(jìn)行經(jīng)營和規(guī)劃,是企業(yè)的綜合集成管理系統(tǒng)。ERP綜合考慮了制造商、供應(yīng)商、分銷商及客戶等各方面的影響。它有三條主線:以生產(chǎn)管理為核心的“生產(chǎn)流”,以庫存管理為核心的“物流”,以成本控制為核心的“資金流”。它的應(yīng)用使得企業(yè)生產(chǎn)流、物流、資金流協(xié)調(diào)一致,企業(yè)資源得到優(yōu)化配置,終提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。可見,ERP是企業(yè)在市場化過程中的必然需要,對企業(yè)發(fā)展有十分重要的意義。
采購管理是企業(yè)為達(dá)到日常運作與戰(zhàn)略目標(biāo),對企業(yè)采購活動進(jìn)行的管理。它是一個企業(yè)內(nèi)部供應(yīng)鏈的開始,同時又是企業(yè)與企業(yè)之間供應(yīng)鏈的橋梁。它是物流和資金流的重要組成部分,對保證信息正常流動、交貨期、降低成本等有著非常重要的作用。因而采購管理信息系統(tǒng)一直是各行業(yè)實施ERP時關(guān)注的重點,ERP管理模式下的采購管理信息系統(tǒng)為改善流程、提高生產(chǎn)率、降低成本提供了*的機(jī)會。
印刷行業(yè)的特點及存在問題
印刷行業(yè)與其他行業(yè)相比有其自身特點。如:生產(chǎn)方式特殊,必需按施工單組織生產(chǎn),印刷出的成品只能專屬于某客戶,不能更換和處理;產(chǎn)品種類繁多,定貨量無論大小,都要分別對待,排產(chǎn)、核算工作量大;客戶個性化要求高,產(chǎn)品要求時效性高,若不能按期交貨可能使產(chǎn)品報廢,給企業(yè)帶來巨大損失;原材料成本比重高,這就要求加強(qiáng)對原材料的采購管理,對供應(yīng)商進(jìn)行價格和質(zhì)量認(rèn)證;各環(huán)節(jié)相互制約性強(qiáng)等。
面對越來越激烈的市場競爭,傳統(tǒng)的印刷行業(yè)信息管理系統(tǒng)有著明顯不適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的缺陷:1、“信息孤島”現(xiàn)象。由于系統(tǒng)缺乏總體規(guī)劃,企業(yè)已有應(yīng)用系統(tǒng)之間相互獨立,數(shù)據(jù)不能實時共享,形成“信息孤島”,影響系統(tǒng)效率和企業(yè)數(shù)據(jù)的實時性、一致性和完整性。ERP管理水平滯后。已有系統(tǒng)不能體現(xiàn)企業(yè)新的經(jīng)營理念和管理模式,在某種程度上只是替代人工作業(yè)方式的計算機(jī)輔助系統(tǒng),功能單一,滯后于市場需求的變化。2、在采購方面,采購計劃的制訂幾乎全靠手工完成,效率低下,采購計劃應(yīng)變能力較差,采購費用也較高。
因此重建企業(yè)的管理信息系統(tǒng),引入ERP轉(zhuǎn)變企業(yè)的經(jīng)營策略和生產(chǎn)方式顯得非常迫切和必要。本文結(jié)合我國印刷行業(yè)的現(xiàn)狀,論述了ERP項目中采購管理子系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn),為印刷企業(yè)引入ERP采購管理系統(tǒng)構(gòu)建框架。
系統(tǒng)設(shè)計的關(guān)鍵
生成合理的采購計劃,提率。
制訂合理的采購計劃,是降低采購成本、控制庫存的重要保證。而采購計劃是根據(jù)采購申請制定的,生成采購申請主要有3種方式。
1、人工請購方式在一個閉環(huán)系統(tǒng)中,不應(yīng)由手工錄入采購項目,但為實現(xiàn)中小企業(yè)靈活采購的目的,企業(yè)一般希望有此功能以滿足實際需要,如一些臨時需要的物料可人工請購。
2、MRP自動請購方式傳統(tǒng)的采購是為庫存而采購,采購的物資是補(bǔ)充庫存,或生產(chǎn)上需要什么再買什么,但這樣無法滿足實際需要,等到生產(chǎn)計劃定好再采購,只會讓生產(chǎn)部門等待,資源利用率低,也會使預(yù)計交貨期延長,影響企業(yè)信譽(yù),所以現(xiàn)代的采購方式應(yīng)該是以訂單驅(qū)動方式進(jìn)行的提前請購,這樣采購就更準(zhǔn)時,庫存周轉(zhuǎn)更快。一般印刷公司得到業(yè)務(wù)訂單后基本可以知道所需物料,生產(chǎn)計劃部可直接根據(jù)產(chǎn)品訂單生成?!懂a(chǎn)品結(jié)構(gòu)信息表》草稿后,再生成相應(yīng)的物料需求計劃,不必等到生產(chǎn)設(shè)計的完成。因此設(shè)計的同時,采購員就可提前采購,等設(shè)計好后,若還需要購買物料,可再補(bǔ)充采購。根據(jù)訂單提供的物料需求量、庫存系統(tǒng)提供的實際庫存量、采購單的在途采購量和生產(chǎn)排程等數(shù)據(jù),系統(tǒng)可算出滿足生產(chǎn)計劃所需的物料,生成請購建議,并以此作為采購計劃的依據(jù)。物料采購數(shù)量可寫一個大略公式:
采購數(shù)量,(訂單需求數(shù)量-庫存數(shù)量-在途數(shù)量 生產(chǎn)預(yù)定數(shù)量)×安全系數(shù)。
3、再訂購點法方式該方式通常用于油墨、膠水等輔料的請購,它需要在物料文件中設(shè)定基本資料,如預(yù)設(shè)訂購點、經(jīng)濟(jì)訂購量及安全存量等數(shù)據(jù)。一旦總庫存量加上在途量等于或小于訂購點,則發(fā)出數(shù)量為經(jīng)濟(jì)訂購量的采購申請。這種做法可以由ERP系統(tǒng)自動請購,它不像MRP那樣需要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臄?shù)據(jù)處理,但庫存量要正確,預(yù)設(shè)訂購點、經(jīng)濟(jì)訂購量、安全存量等數(shù)據(jù)也要合理。
以上3種請購方式再結(jié)合實際生產(chǎn)過程進(jìn)行局部動態(tài)調(diào)整,可保證物料需求量的完整性和實時性,是企業(yè)保證交貨期,控制成本的重要手段。
BOM的合理設(shè)計
在采購管理系統(tǒng)中,由生產(chǎn)計劃得到MRP自動請購計劃這一步驟是采購有效運行的關(guān)鍵。而這一過程終依賴于BOM這一基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的全面性和正確性。
BOM也稱為產(chǎn)品結(jié)構(gòu)表或物料清單,是指產(chǎn)品所需零部件明細(xì)表及其結(jié)構(gòu),描述了制造產(chǎn)品所需要的原材料與零件、部件、總部件之間的從屬關(guān)系,是ERP系統(tǒng)中關(guān)鍵的基礎(chǔ)數(shù)據(jù),BOM的設(shè)計和建模方案以及數(shù)據(jù)管理方法的優(yōu)劣直接影響到系統(tǒng)性能的好壞。因此,在設(shè)計時必須從保證系統(tǒng)運行的正確性、系統(tǒng)響應(yīng)的即時性以及與用戶交互的友好性等多方面嚴(yán)格把關(guān),確保系統(tǒng)、正確、穩(wěn)定的運行。
合理選擇供應(yīng)商,降低成本傳統(tǒng)的采購管理在選擇供應(yīng)商方面要浪費較多時間,效率低下,且主觀因素較多,選擇標(biāo)準(zhǔn)不全面。要對供應(yīng)商進(jìn)行評價首先要確定選擇供應(yīng)商的指標(biāo)體系,供應(yīng)商的選擇有很多方法,包括線性權(quán)重法、采購成本法、數(shù)據(jù)包絡(luò)法、層次分析法等。筆者所述系統(tǒng)采用層次分析法,通過維護(hù)價目字典和供應(yīng)商交易資料,對供應(yīng)商進(jìn)行合理正確的績效評估,再綜合價格、質(zhì)量、交貨期、信譽(yù)等選擇優(yōu)供應(yīng)商。印刷行業(yè)采購管理系統(tǒng)的構(gòu)建,從而降低采購成本,提高采購效率。
ERP是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要手段,它是由美國GartnerGroup公司提出的一套管理思想,以企業(yè)供應(yīng)鏈管理為核心,從企業(yè)全局角度進(jìn)行經(jīng)營和規(guī)劃,是企業(yè)的綜合集成管理系統(tǒng)。ERP綜合考慮了制造商、供應(yīng)商、分銷商及客戶等各方面的影響。它有三條主線:以生產(chǎn)管理為核心的“生產(chǎn)流”,以庫存管理為核心的“物流”,以成本控制為核心的“資金流”。它的應(yīng)用使得企業(yè)生產(chǎn)流、物流、資金流協(xié)調(diào)一致,企業(yè)資源得到優(yōu)化配置,終提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。可見,ERP是企業(yè)在市場化過程中的必然需要,對企業(yè)發(fā)展有十分重要的意義。
采購管理是企業(yè)為達(dá)到日常運作與戰(zhàn)略目標(biāo),對企業(yè)采購活動進(jìn)行的管理。它是一個企業(yè)內(nèi)部供應(yīng)鏈的開始,同時又是企業(yè)與企業(yè)之間供應(yīng)鏈的橋梁。它是物流和資金流的重要組成部分,對保證信息正常流動、交貨期、降低成本等有著非常重要的作用。因而采購管理信息系統(tǒng)一直是各行業(yè)實施ERP時關(guān)注的重點,ERP管理模式下的采購管理信息系統(tǒng)為改善流程、提高生產(chǎn)率、降低成本提供了*的機(jī)會。
印刷行業(yè)的特點及存在問題
印刷行業(yè)與其他行業(yè)相比有其自身特點。如:生產(chǎn)方式特殊,必需按施工單組織生產(chǎn),印刷出的成品只能專屬于某客戶,不能更換和處理;產(chǎn)品種類繁多,定貨量無論大小,都要分別對待,排產(chǎn)、核算工作量大;客戶個性化要求高,產(chǎn)品要求時效性高,若不能按期交貨可能使產(chǎn)品報廢,給企業(yè)帶來巨大損失;原材料成本比重高,這就要求加強(qiáng)對原材料的采購管理,對供應(yīng)商進(jìn)行價格和質(zhì)量認(rèn)證;各環(huán)節(jié)相互制約性強(qiáng)等。
面對越來越激烈的市場競爭,傳統(tǒng)的印刷行業(yè)信息管理系統(tǒng)有著明顯不適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的缺陷:1、“信息孤島”現(xiàn)象。由于系統(tǒng)缺乏總體規(guī)劃,企業(yè)已有應(yīng)用系統(tǒng)之間相互獨立,數(shù)據(jù)不能實時共享,形成“信息孤島”,影響系統(tǒng)效率和企業(yè)數(shù)據(jù)的實時性、一致性和完整性。ERP管理水平滯后。已有系統(tǒng)不能體現(xiàn)企業(yè)新的經(jīng)營理念和管理模式,在某種程度上只是替代人工作業(yè)方式的計算機(jī)輔助系統(tǒng),功能單一,滯后于市場需求的變化。2、在采購方面,采購計劃的制訂幾乎全靠手工完成,效率低下,采購計劃應(yīng)變能力較差,采購費用也較高。
因此重建企業(yè)的管理信息系統(tǒng),引入ERP轉(zhuǎn)變企業(yè)的經(jīng)營策略和生產(chǎn)方式顯得非常迫切和必要。本文結(jié)合我國印刷行業(yè)的現(xiàn)狀,論述了ERP項目中采購管理子系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn),為印刷企業(yè)引入ERP采購管理系統(tǒng)構(gòu)建框架。
系統(tǒng)設(shè)計的關(guān)鍵
生成合理的采購計劃,提率。
制訂合理的采購計劃,是降低采購成本、控制庫存的重要保證。而采購計劃是根據(jù)采購申請制定的,生成采購申請主要有3種方式。
1、人工請購方式在一個閉環(huán)系統(tǒng)中,不應(yīng)由手工錄入采購項目,但為實現(xiàn)中小企業(yè)靈活采購的目的,企業(yè)一般希望有此功能以滿足實際需要,如一些臨時需要的物料可人工請購。
2、MRP自動請購方式傳統(tǒng)的采購是為庫存而采購,采購的物資是補(bǔ)充庫存,或生產(chǎn)上需要什么再買什么,但這樣無法滿足實際需要,等到生產(chǎn)計劃定好再采購,只會讓生產(chǎn)部門等待,資源利用率低,也會使預(yù)計交貨期延長,影響企業(yè)信譽(yù),所以現(xiàn)代的采購方式應(yīng)該是以訂單驅(qū)動方式進(jìn)行的提前請購,這樣采購就更準(zhǔn)時,庫存周轉(zhuǎn)更快。一般印刷公司得到業(yè)務(wù)訂單后基本可以知道所需物料,生產(chǎn)計劃部可直接根據(jù)產(chǎn)品訂單生成?!懂a(chǎn)品結(jié)構(gòu)信息表》草稿后,再生成相應(yīng)的物料需求計劃,不必等到生產(chǎn)設(shè)計的完成。因此設(shè)計的同時,采購員就可提前采購,等設(shè)計好后,若還需要購買物料,可再補(bǔ)充采購。根據(jù)訂單提供的物料需求量、庫存系統(tǒng)提供的實際庫存量、采購單的在途采購量和生產(chǎn)排程等數(shù)據(jù),系統(tǒng)可算出滿足生產(chǎn)計劃所需的物料,生成請購建議,并以此作為采購計劃的依據(jù)。物料采購數(shù)量可寫一個大略公式:
采購數(shù)量,(訂單需求數(shù)量-庫存數(shù)量-在途數(shù)量 生產(chǎn)預(yù)定數(shù)量)×安全系數(shù)。
3、再訂購點法方式該方式通常用于油墨、膠水等輔料的請購,它需要在物料文件中設(shè)定基本資料,如預(yù)設(shè)訂購點、經(jīng)濟(jì)訂購量及安全存量等數(shù)據(jù)。一旦總庫存量加上在途量等于或小于訂購點,則發(fā)出數(shù)量為經(jīng)濟(jì)訂購量的采購申請。這種做法可以由ERP系統(tǒng)自動請購,它不像MRP那樣需要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臄?shù)據(jù)處理,但庫存量要正確,預(yù)設(shè)訂購點、經(jīng)濟(jì)訂購量、安全存量等數(shù)據(jù)也要合理。
以上3種請購方式再結(jié)合實際生產(chǎn)過程進(jìn)行局部動態(tài)調(diào)整,可保證物料需求量的完整性和實時性,是企業(yè)保證交貨期,控制成本的重要手段。
BOM的合理設(shè)計
在采購管理系統(tǒng)中,由生產(chǎn)計劃得到MRP自動請購計劃這一步驟是采購有效運行的關(guān)鍵。而這一過程終依賴于BOM這一基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的全面性和正確性。
BOM也稱為產(chǎn)品結(jié)構(gòu)表或物料清單,是指產(chǎn)品所需零部件明細(xì)表及其結(jié)構(gòu),描述了制造產(chǎn)品所需要的原材料與零件、部件、總部件之間的從屬關(guān)系,是ERP系統(tǒng)中關(guān)鍵的基礎(chǔ)數(shù)據(jù),BOM的設(shè)計和建模方案以及數(shù)據(jù)管理方法的優(yōu)劣直接影響到系統(tǒng)性能的好壞。因此,在設(shè)計時必須從保證系統(tǒng)運行的正確性、系統(tǒng)響應(yīng)的即時性以及與用戶交互的友好性等多方面嚴(yán)格把關(guān),確保系統(tǒng)、正確、穩(wěn)定的運行。
合理選擇供應(yīng)商,降低成本傳統(tǒng)的采購管理在選擇供應(yīng)商方面要浪費較多時間,效率低下,且主觀因素較多,選擇標(biāo)準(zhǔn)不全面。要對供應(yīng)商進(jìn)行評價首先要確定選擇供應(yīng)商的指標(biāo)體系,供應(yīng)商的選擇有很多方法,包括線性權(quán)重法、采購成本法、數(shù)據(jù)包絡(luò)法、層次分析法等。筆者所述系統(tǒng)采用層次分析法,通過維護(hù)價目字典和供應(yīng)商交易資料,對供應(yīng)商進(jìn)行合理正確的績效評估,再綜合價格、質(zhì)量、交貨期、信譽(yù)等選擇優(yōu)供應(yīng)商。印刷行業(yè)采購管理系統(tǒng)的構(gòu)建,從而降低采購成本,提高采購效率。
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